Wie lässt sich indirekter Einkauf skalieren, ohne Transparenz, Kontrolle oder Effizienz zu verlieren? Im Austausch mit Procurement-Experte James Meads haben Röhm und Crowdfox darüber gesprochen, wie sich indirekter Einkauf in einem komplexen Unternehmensumfeld operationalisieren lässt – mit vielen Systemen, Lieferanten und tausenden täglichen Beschaffungsentscheidungen.
Mit dabei waren Dr. Benjamin Wenn, verantwortlich für Technical und Indirect Procurement bei Röhm sowie Christoph Kunel, Chief Product Officer bei Crowdfox. Im Mittelpunkt stand die Realität des indirekten Einkaufs: fragmentierte Ausgaben, zahlreiche Einzeltransaktionen und Systeme, die häufig nicht optimal auf die tatsächlichen Nutzer ausgerichtet sind. Moderator James Meads brachte es auf den Punkt: „Einkauf ist per se komplex. Entscheidend ist, diese Komplexität operativ beherrschbar zu machen.“
Von fragmentierten Strukturen zu operativer Umsetzung
Die Ausgangssituation bei Röhm ist vielen Unternehmen vertraut. Nach der Abspaltung aus einem größeren Konzern übernahm das Unternehmen gewachsene Systemlandschaften und Prozesse, die schwer zu betreiben waren und im Alltag für Frustration sorgten. „Wir hatten eine klassische Procurement Suite im Einsatz“, erklärt sich Benjamin Wenn. „Weder der Einkauf noch die Bedarfsträger waren wirklich zufrieden. Und für die IT bedeutete dies parallele Systeme und zusätzliche Komplexität.“
Der entscheidende Schritt war deshalb ein Perspektivwechsel: Statt weitere Prozessschichten aufzubauen, ging es darum, die operative Beschaffung einfacher zu gestalten und stärker in die bestehende ERP-Umgebung zu integrieren. Innerhalb weniger Monate implementierte Röhm Crowdfox als zentrale Ausführungsebene für den indirekten Einkauf – eingebunden in SAP Standardprozesse.
Die Wirkung zeigte sich unmittelbar. „Ab dem ersten Tag konnten wir bei Artikeln mit Wettbewerb Einsparungen von über 20 Prozent erzielen“, berichtet Wenn. Gleichzeitig reduzierte sich der operative Aufwand im Einkauf deutlich. „Heute erreichen wir im indirekten Einkauf eine Self-Service-Quote von 94 Prozent – ohne Eingriffe des Einkaufs.“
Einkaufssysteme für reale Nutzer gestalten
Ein zentraler Fokus des Projekts lag auf der Nutzerfreundlichkeit.
Denn die meisten Mitarbeiter, die Beschaffungen auslösen, sind keine Einkaufsprofis. Sie interagieren nur gelegentlich mit Beschaffungssystemen – was häufig zu Reibungsverlusten führt.
James Meads beschreibt dieses Problem so: „Man kann nicht einfach eine Software implementieren und erwarten, dass alles funktioniert. Es braucht die richtigen Prozesse, die richtigen Menschen und das passende Verhalten.“
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Röhm entschied sich deshalb für einen Ansatz, der sich stärker an bekannten Nutzererfahrungen orientiert. Ein interner Marktplatz ermöglicht es Mitarbeitern, Produkte zu suchen, Angebote verschiedener Lieferanten zu vergleichen und innerhalb weniger Sekunden eine Bestellanforderung zu erstellen – direkt aus SAP heraus. Das Ergebnis: ein Beschaffungsprozess, der sich weniger wie klassische Enterprise-Software anfühlt und mehr wie eine vertraute Online-Shopping-Erfahrung.
Automatisierung dort, wo sie wirklich wirkt
Neben Katalogbestellungen automatisierte Röhm auch Prozesse, die zuvor viel manuellen Aufwand verursacht hatten. Ein Beispiel ist die automatisierte Nachbestellung von lagergeführten Materialien. Sinkt der Bestand unter einen definierten Schwellenwert, wird über einen KI-Agenten der beste verfügbare Preis über Crowdfox ermittelt und löst die Bestellung selbstständig aus.
„Damit stellen wir sicher, dass wir immer zum besten verfügbaren Preis einkaufen – ganz ohne manuellen Aufwand im Einkauf oder im Lager“, erklärt Wenn. Die Automatisierung steigert nicht nur die Effizienz, sondern schafft auch Freiraum für strategischere Aufgaben im Einkauf.
Oder, wie Wenn es formuliert: „Der Artikelpreis ist oft gar nicht das eigentliche Problem. Die Prozesskosten sind es.“
Bessere Daten für bessere Entscheidungen
Ein weiterer Effekt der neuen Struktur ist deutlich höhere Datentransparenz. Durch harmonisierte Produktdaten und zentrale Preisvergleiche kann der Einkauf Ausgabenmuster erstmals detailliert analysieren. Dadurch lassen sich Einsparpotenziale identifizieren und Category-Management-Strategien besser steuern.
Ein Beispiel aus der Praxis: Kurz nach dem Go-live meldete sich ein Lieferant, weil sein Umsatz mit Röhm deutlich zurückgegangen war. „Als wir uns die Daten angesehen haben, war der Grund schnell klar“, erzählt Wenn. „Die Wettbewerber waren schlicht günstiger.“
Nachdem der Lieferant seine Preisstruktur angepasst hatte, gewann er wieder Aufträge. „Das zeigt, welche Wirkung Transparenz und Vergleichbarkeit entfalten können.“
Der Einkauf im Wandel
Für Christoph Kunel zeigt das Projekt auch einen grundlegenden Wandel im Einkauf. „Der Fokus verschiebt sich immer stärker darauf, es den Nutzern so einfach wie möglich zu machen, das zu beschaffen, was sie brauchen“, erklärt er. „Gerade für Mitarbeiter, die nur gelegentlich etwas bestellen.“
Anstatt seltene Nutzer durch komplexe Systeme zu führen, müssen moderne Beschaffungsumgebungen intuitive Abläufe bieten und Entscheidungen direkt im Prozess unterstützen. Dabei geht es nicht nur um Technologie – sondern um die Gestaltung eines Systems, das zum tatsächlichen Nutzerverhalten passt.
Ein neues Bild des Einkaufs
Der vielleicht wichtigste Erfolgsindikator kam aus dem Unternehmen selbst. Zum ersten Mal seit vielen Jahren erhielt der Einkauf positives Feedback aus den Fachbereichen.
„Es ist lange her, dass der Einkauf so viel positives Feedback aus dem Unternehmen bekommen hat“, sagt Wenn. „Viele sagen uns, dass der neue Prozess deutlich besser funktioniert als vorher.“
Für viele Einkaufsteams könnte genau das die wichtigste Kennzahl überhaupt sein.